結論
- 中身の検討は終わっています。ご判断いただきたいのは費用だけです。4人で使う想定で、月およそ2万3千円（年28万円）の増加になります。
- いちばんの理由は、便利さでもコスト削減でもありません。会社の大事なものが、佐々木個人のアカウントの上に載っている状態を解消することです。全社の資料が入っているフォルダも、業務を回しているAIも、いまは佐々木の個人契約です。
- 制約：現在のMicrosoft 365の契約内容（プラン・席数・更新月）がまだ確認できておらず、移行後に減らせる金額は出せていません。上記の2万3千円は「増える側」だけの数字です。
1なぜ今なのか
ライドウィズは、実際に働く人が3名で、その分の仕事をAIに担わせて回しています。この形を続けるほど、「会社の記録と仕組みが、どのアカウントの上に載っているか」が経営リスクそのものになっていきます。
現状を並べると、こうなっています。
| 会社の大事なもの | いま誰の名義か | 会社のものか |
|---|---|---|
| 会社のメール（@ridewith.co.jp） | 会社（Microsoft 365） | はい |
| 会社のホームページ | 会社（古川社長が管理） | はい |
| 全社の共有フォルダ（資料の正本） | 佐々木 個人のGoogleアカウント | いいえ |
| 業務を回しているAI | 佐々木 個人の契約 | いいえ |
| 売上・アクセスの分析基盤 | 会社用に作ったGmailアカウント | いいえ |
| 社外共有ページの置き場 | 会社用に作ったGmailアカウント | いいえ |
もうひとつ、規模が小さい今のうちにやるほど安く済むという事情があります。人も、顧客も、資料も増えてから移すと、同じ作業が何倍にもなります。
2決めたい3つのこと
① 会社名義のGoogleを用意し、共有フォルダを会社のものにする
いま全社の資料が入っているフォルダは、佐々木の個人アカウントの中にあります。会社名義のGoogleを新しく作り、そこへ引っ越します。これが今回いちばん効く一手です。1人あたり月1,600円。
あわせて、メール・カレンダー・ファイルもGoogle側に寄せ、Microsoftは最小限だけ残す形にします。
② 社内の連絡をSlackに一本化する（Teamsをやめる）
いま社内の連絡はTeamsとSlackに割れています。AIが書き込めるのはSlackだけで、Teamsには書き込む手段がありません。AIからの報告・確認依頼を受け取る場所として、Slackに寄せます。1人あたり月1,050円。
有料版にするのは、無料のままだと社内のやり取りが90日で見えなくなり、来年7月に完全に消えるためです。人の会話が乗る以上、残す必要があります。
③ AIを個人契約から会社契約に変える
いま使っているAIは個人向けの契約で、入力した内容がAIの学習に使われる可能性があり、記録も5年残ります。会社契約に変えると、学習には使われず、記録も30日で消えます。1人あたり月およそ3,100円。
国の指針でも、業務でAIを使う際は「その事業者が入力内容を学習に使わないことを十分に確認する必要がある」とされています（個人情報保護委員会）。出店企業の原価や取引条件をAIに扱わせている以上、ここは変えておきたいところです。
なぜGoogleなのか（Microsoftと比べた結果）詳細
費用だけを見ると、実はMicrosoftのほうが年6万円ほど安く済みます。Googleは全プランにAI機能が含まれていて外せないのに対し、Microsoftは外して安いプランを選べるためです。当初「Googleのほうが年23万円安い」とご説明する予定でしたが、精査の結果この比較は成り立ちませんでした。
それでもGoogleを選ぶ理由は2つです。①全社の資料がすでにGoogleドライブにあり、Microsoftへ移すと引っ越しが二度手間になる ②AIが自動で動かしている日次・週次の処理が、Google側の仕組みの上に載っている。
逆に、Microsoft側にも利点はあります。会社のメールがすでにMicrosoftにあるため、Googleに寄せるとメールの移行という一番重い作業が発生します。ここは正直に申し上げておきます。費用だけで決まる話ではなく、どちらにも一長一短があります。
SlackとTeams以外は検討しなかったのか詳細
Google Chat・Discord・Chatworkも比較しました。Google Chatは無料で使えて悪くありませんが、AIからの自動連絡を送れません。Chatworkは中小企業への普及度が高い一方、話題ごとに会話を枝分かれさせる機能がなく、後からAIに読ませるときに手間が増え続けます。Discordはサーバーの持ち主が個人アカウントにしかなれず、今回解消したい問題をそのまま作り直すことになるため見送りました。
3かかる費用
4お金をかけずに、今すぐできること
これは7月19日の定例で「実施する」と決定済みで、金澤さんへ依頼する段取りまで決まっています。作業は管理画面の設定変更のみ・約5分・追加費用ゼロ・元に戻すことも可能です。まだ着手されていないため、改めてお願いしたい一件です。
なお、記事を増やす前にこれを済ませる必要があります。順序が逆になると、書いた記事がAIから見えないまま溜まり、制作費が無駄になります。
5お願いしたいこと
ご判断・ご対応いただきたいこと
- 費用のご承認（月およそ2万3千円・4人想定）。3つまとめてでも、優先順位をつけて段階的にでも構いません。優先順位をつけるなら①会社名義のGoogle → ③AIの会社契約 → ②Slack有料化の順を推奨します。
- 現在のMicrosoft 365の契約内容のご確認（プラン・席数・年額・更新月）。減らせる金額を出すために必要です。
- 会社ドメインでGoogleのアカウントを開設できるかのご確認。
- ホームページの設定切替（第4章。7/19に決定済み・5分・無料）。金澤さんへの依頼は佐々木から進めます。
いずれもご承認をいただく前に契約や支払いは行いません。現時点で発生している費用はありません。
まだ分かっていないこと（正直に申し上げます）前提
- 現在のMicrosoft 365の正確なプラン・席数・年額・更新月。減らせる額が出せていません。
- 移行そのものにかかる手間と、新旧を並行して使う期間の費用。上記の金額には含まれていません。
- 顧客管理の仕組み（CRM）は、今回の3件には含めていません。顧客が数十社を超えた段階で改めてご相談します。
- バックアップの整備も未着手です。ただし会社名義のGoogleに移らないと、そもそも導入できないことが分かったため、①の後に回しています。
技術的な検討の全文は、社内資料 70_バックオフィス/20260725_業務システム基盤ゼロベース設計_v1.html にあります。